Validación de Datos

En Calc existe un mecanismo que verifica que los datos   introducidos   se   adaptan   a   los   requisitos   de cálculo:  las validaciones.

Esta opción la encontramos en el menú "Datos", luego "validez".

Las validaciones son reglas que definen el tipo de alcance y rango que pueden tener los datos que contenga una determinada celda.

Para definir estas reglas debemos hacer lo siguiente:

• Seleccionamos   la   celda   o   rango   de   celdas   sobre   las   que queremos aplicar la validación y hacemos clic en el menú Datos > Validez.
• Nos aparecerá un cuadro de diálogo. En la pestaña  Criterios, seleccionaremos  el formato del valor a introducir, y una vez determinado éste podremos establecer una restricción sobre el valor, ya sea de forma comparativa o absoluta. 
• En la ventana  Ayuda de entrada  introduciremos  un texto  de ayuda  que le aparecerá  al usuario al poner el ratón sobre la celda, por ejemplo: “Introduzca la fecha con el formato DD/MM/AAAA”

• Por último en Mensaje de error podremos determinar la alerta que saltará cuando el usuario introduzca  un valor que no se ajuste a las reglas  que hemos  definido. Hay tres tipos  de alertas: 

Parar o Stop rechaza la entrada incorrecta y muestra un diálogo que se debe cerrar pulsando Aceptar. 

Advertencia o Información  muestra   un   diálogo   que   se   puede   cerrar   pulsando Aceptar o Cancelar. La entrada incorrecta sólo se rechaza si se pulsa Cancelar. 

La opción Macro nos permite, a través del botón examinar, que se ejecute una macro en caso de error. 

La regla de validación forma parte del formato de la celda y por lo tanto es susceptible de ser 

Cortada, Copiada y Pegada.

Formato de Celda y Formato Condicional

Formato de Celda.
Para poder aplicar formato a una celda debemos seleccionar la celda en cuestión y desde el menú “Formato” ejecutar el comando celdas. Con esto se mostrará el cuadro de diálogo “Formato de celdas” tal como se muestra en la figura.

Desde la sección Números de este cuadro, puede asignar formatos numéricos tales como signos monetarios (opción Moneda), formato de porcentajes (opción Porcentaje), número de posiciones decimales (disponible en todos los formatos numéricos: Número, Moneda, Porcentaje, etc).

Además de las opciones del tipo de dato,el cuadro de diálogo “Formato de celda” permite realizar modificaciones al formato de la hoja de cálculo, a través de las siguientes secciones:

• En Fuente, puede seleccionar el tipo de letra, tamaño, estilo, efectos y color del texto o números que ha insertado en las celdas seleccionadas.
• En Efectos de fuentes, puede escoger diferentes opciones para enriquecer el formato de la celda o celdas seleccionadas.
• Desde Alineación, puede modificar la forma en que se alinean dentro de la celda los datos seleccionados.
• En Borde puede escoger el tipo de líneas que rodearán las celdas seleccionadas, su grosor, estilo, posición, etc.
• En Fondo, puede escoger un color para el fondo de la celda o del conjunto de celdas seleccionadas.

Formato Condicional.
Esta herramienta de Calc permite que una celda o rango cambien su formato en función de su contenido o de la evaluación de una fórmula.


Esta opción se encuentra en el menú "Formato".

En primer lugar observamos que podremos aplicar hasta 3 posibles condiciones a la celda o rango de celdas sobre las que se aplicará el formato correspondiente al resultado de la evaluación.

• Si una de las condiciones se cumple, se aplicará el estilo de celda indicado.

• Si no se cumple ninguna de las condiciones, la celda mantendrá su propio formato, por lo que podemos utilizar esta característica como una cuarta condición.

En cuanto una de las condiciones se cumple, se dejan de evaluar los siguientes, por lo que:

• En caso de evaluar si los valores de una celda son menores que X, Y o Z, (siendo X,Y,Z valores), éstos deberán indicarse en orden ascendente.

• Si deseamos evaluar si los valores de una celda son mayores que X, Y o Z, deberán indicarse en orden descendente.

Desde el primer desplegable podemos seleccionar dos posibles opciones:


Evaluar el valor de la celda: Calc evalúa el valor de la celda y cambia su formato en función del resultado de la evaluación; si resulta VERDADERO aplicará el formato definido en el desplegable Estilo de celda.

Podremos exigir desde el segundo desplegable que el valor de la celda sea igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, distinto que, entre o no entre los valores o celdas que referenciaremos en el cuadro situado a la derecha de este desplegable.

Veamos un ejemplo en la siguiente imagen:

Evaluar una fórmula: Se evaluará la fórmula insertada en el cuadro junto al desplegable. Si el resultado de la fórmula es VERDADERO, se aplicará el formato.

Veamos un ejemplo en la siguiente imagen:

Rango de Datos, Referencias Absolutas y Relativas

Rango de Datos.

Un rango de datos es aquel conjunto de celdas en forma de rectángulo y que además poseen datos incluidos en ella. La forma en la que nombramos este rango es de la siguiente manera: Ubicamos dos punto entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha. Para seleccionar un rango debemos arrastrar el ratón desde una celda hasta la que será la esquina diagonal opuesta.

Referencias absolutas y relativas.

Referencias relativas.

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas.

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Libro, Hoja, Fila, Columna, Celda.

Libro.
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con OpenOffice.org Calc, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.


Los libros de trabajo de Calc tienen la extensión .SXC para que el ordenador los reconozca como tal.


Cuando se inicia una sesión de Calc automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Sin nombre1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Calc, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Sin titulo1 - OpenOffice.org 3.3

Además debemos acotar que cada libro de trabajo de Calc, cuenta con 3 hojas de cálculo por defecto, claro que estas no son fijas; su número varían entre 1 y 255.


Hoja de Cálculo.
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.  


Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 32.000 filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.

Fila.

Entendemos por fila, a la sucesión de celdas las cuales se encuentran de forma horizontal. Las filas se las reconoce, ya que estas son numeradas. Estas van desde la número 1 hasta la número 32000.

Columna.

Las columnas son aquel conjunto de celdas que se encuentran establecidas de forma vertical. A estas se las puede reconocer, ya que están son nombradas por letras, ejemplo: A, B, C, D....... y así. En una hoja de cálculo podremos encontrar 256 columnas.

Celda.

Es la intersección entre una Columna y una Fila, y se nombra de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y a la fila 1, por lo tanto se llama A1.

Formato de Texto

Cuando hablamos de formato nos referimos al aspecto que le vamos a dar a nuestro texto en general. Calc nos permite realizar este tipo de modificaciones, mediante la opción "carácter" del menú formato.

Como vemos en la imagen, ahí podremos cambiar el tipo de letra, el tamaño, la fuente, entre otras funciones.

Elementos de la Ventana de OpenOffice.org Calc

El entorno o ventana de trabajo de Calc es muy parecida a las de otras aplicaciones, en ella podemos encontrar una serie de elementos que nos ayudan en el momento de realizar un documento en ella. Ahora nombraremos algunos de estos elementos:

Barra de Título.

En ella podemos encontrar el nombre que hemos adoptado para este documento; en caso de no hacerlo nos aparecerá un nombre por defecto, además de los botones de minimizar, maximizar y cerrar.

Barra de Menús.

 En esta barra encontramos una serie de botones con las acciones que el usuario puede utilizar.

Barra de Formateo.

 

En esta barra podemos encontrar las opciones que el usuario más utiliza, como es el caso de “negrita”, “cursiva”, Subrayado”, etc.

Barra Estándar.

Aquí vamos a encontrar los botones de “nuevo, “guardar”, “abrir”, entre otros que comúnmente son utilizados.

Barra de Fórmulas.

En esta barra el usuario podrá insertar cualquier tipo de función o fórmulas permitida por Calc, para la realización de cálculos.